הרבה אנשים חולמים להגיע לתפקיד/עיסוק שבו הם יוכלו להיות "אדונים לעצמם" ואז מגלים שזה לא כזה כייף ויש לזה מחירים.
מה זה אומר בעצם להיות אדון לעצמך?
הערך שעומד בבסיס הוא להיות חופשי. לקבוע לעצמך את הלו"ז, להיות בעל מנדט לקבל החלטות לבד, לתכנן את הלו"ז שלך בלי הצורך לדווח על כל צעד ושעל, להיות זה שבוחר את סדרי העדיפויות, שיש זמן גמיש בלי הצורך "לדפוק שעון" ועוד…
בעצם זה אומר שאתה הבוס של עצמך.
אתה זה שמגדיר את המטרות שלך, אתה מייצר את תוכנית העבודה שלך, את המשימות, וקובע את האג'נדה שעל סדר היום.
העניין הוא שכל כך הרבה שנים הורגלנו שנותנים לנו שיעורי בית, מחלקים לנו משימות,
בודקים אותנו ונותנים לנו ציונים שקשה לנו מאד לנהל את עצמנו בלי ה"שוטר" התורן.
מהר מאד מגלים שלא פשוט לקבוע סדרי עדיפויות, לא פשוט לטפל בכל ענייני העסק/התפקיד (ובמיוחד באלו שאנחנו לא אוהבים לטפל), לא פשוט לשמור על גבולות בין הבית והחיים הפרטיים לבין העבודה, לא פשוט להכניס ליומן גם את הדחוף וגם את החשוב, לתכנן וליעל כל הזמן.
להלן 7 טיפים פשוטים ויעילים שיקלו עליכם את ניהול הזמן:
1. להיגמל מרשימת הרעל
רוב האנשים מחזיקים במקביל ליומן רשימת do to . אני קוראת לה רשימת רעל.
על פניו זו רשימה של דברים שאני אמורה "לדחוף" בין לבין.
הרשימה הזו לא נגמרת לעולם.
על כל משימה שמוחקים נולדות 5 משימות חדשות.
רשימת דיכאון!
בסוף היום נהיה תמיד במינוס.
כי יש תמיד דברים שלא הספקנו לעשות.
שנים שניהלתי רשימת רעל והאמנתי שאי אפשר להסתדר בלעדיה עד שהצלחתי להיגמל והתחלתי לנשום.
אז מה עושים כדי לא לשכוח משימות חשובות?
לכל משימה מחפשים את הזמן המתאים ומשבצים אותה ישירות ביומן בהתאם.
כן, כן, להקדיש כמה דקות להתבוננות ביומן ולמציאת המקום המתאים אחרי שעשינו הערכה של הזמן ובדקנו שהתזמון אכן מתאים.
יש לזה שני יתרונות:
- זה דורש לתזמן באופן ריאלי את המשימות ולא לתכנן לפי מה שהייתי רוצה להספיק.
כשצריך להעריך כמה זמן נדרש למשימה ולמצוא לזה זמן ביומן, הסיכוי שהדברים יקרו גדל. - הסיכוי שבסוף היום אסיים את כל מה שתכננתי גדל ולא אראה לנגד עיני ובתודעתי את כל מה שלא הספקתי.
ככל שנלמד להפנות את תשומת הלב למה שהספקנו, כך נוקיר את עצמנו יותר ונראה את מה שכן הספקנו.
ככל שנתמקד במה שכן, הוא יגדל .
אגב, אם תגיעו ליום של המשימה ומשום מה זה לא יתאים, תמיד אפשר להזיז למועד אחר.
2. ליהנות מהגמישות
לפעמים אני מוצאת את עצמי יוצאת באמצע היום לקנות נעליים או לקפה עם חברה ומשום מה עולה לי מחשבה "שזה לא בסדר כי יש לי מלא דברים לעשות".
מהר מאד אני מזכירה לעצמי שזה אחד הבונוסים של להיות עצמאית ומצליחה ליהנות מהאפשרות.
אחת הפריווילגיות זה שיהיו ימים שאעבוד בבוקר ויהיו ימים שאחה"צ ושהיום שלי יהיה מגוון.
מה שחשוב זה להכניס את הגיוון ללו"ז באופן שתרגישו באמת עצמאיים ושהאפשרות הזו לחופש ולגמישות אכן קיימת לכם.
קורה גם שיכנסו בלתמים והצעות מפתות, או שסתם לא יתחשק לנו לעשות את מה שתוכנן היום ונחליט לעשות דברים אחרים.
מצד אחד חשוב שיש תכנון אך חשוב גם הגמישות והיכולת לשנות ולהתאים את עצמנו למצבים המשתנים.
3. להכניס שני סוגים של משימות לתכנון
יש שני סוגים של משימות. משימות שאנחנו אוהבים לעשות ומשימות שאנחנו אוהבים את התוצאות שלהן.
דוגמא לכך היא ניקיון הבית. מי אוהב לנקות? אבל מי לא אוהב בית נקי ומריח טוב?
אני מאד לא אוהבת אדמיניסטרציה אבל כשאני מטפלת בניירת, תשלומים, גבייה וכו' זה משחרר לי מלא אנרגיה לדברים אחרים.
מה שחשוב זה לתכנן את היום כך שיש בו משני הסוגים.
רצוי שהמשימות שאנחנו אוהבים את התוצאות שלהן אבל לא אוהבים לעשות אותן, יבוצעו בבוקר, כשאנחנו ערניים וחיוניים יותר ו"נקיון" שלהן על הבוקר ייתן לנו בוסט של אנרגיה .
4. "עיתים לתורה".
אם יש משהו שאנחנו רוצים שיקרה באופן קבוע, באישי או במקצועי, כדאי לקבוע לו בלוק קבוע של זמן ביומן. למשל, אם אני מנהלת קבוצה בפייסבוק, יש לי שלושה בלוקים בשבוע (כל פעם רבע שעה) שבהם אני מעלה פוסטים לקבוצה. זה כולל חשיבה, תכנון, מציאת תמונה מתאימה.
עד שלא קבעתי את הבלוקים, הקבוצה היתה מוזנחת.
ככל שיהיו לכם יותר בלוקים קבועים ביומן, כך תוכלי לוודא שכל מה שחשוב לכם בא לידי ביטוי בחייכם. היומן הוא בעצם המראה של חיינו ומשקף את מה שיש. אם משהו לא מופיע ביומן והוא חשוב לנו, סביר להניח שהוא גם חסר בחיינו. אם חסר לך משהו, קבע לו עת ביומן.
חשוב להכניס ליומן פעילויות מכל תחומי החיים ולא רק עבודה.
5. להחליף כובעים
כעצמאיים אנחנו נדרשים לחבוש שלושה כובעים ולזכור להחליף בינהם כדי להתאים את הסטייט אוף מיינד שלנו לאופי המשימות.
הכובע הראשון זה הכובע של המנהיג, זה שאחראי על גיבוש ומימוש החזון, קביעת המטרות וקידום הערכים שחשובים לו.
המנהיג חייב לעצור מדי, לעשות זום האוט מהשוטף ולפנות זמן על מנת לבחון את הדרך ולעדכן אותה בהתאם. זה יבוא לידי ביטוי בקביעת זמן ביומן לפגישה עם עצמי (או עם מאמן)
הכובע השני זה כובע המתאם, זה שאמור לקחת את מטרותיו של המנהיג ולהכניס את זה ליומן. הוא אמון על קביעת סדר העדיפות ועל הכנסת הדחוף והחשוב בצורה חכמה ליומן.
כאן נדאג שתהיה לנו משבצת זמן לתכנון זמן אחת לשבוע ובא נחבוש את כובע המתאם.
הכובע השלישי זה כובע הפועל. זה שצריך לעשות את מה שהמנהיג והמתאם קבעו לו בבחינת just do it. פשוט לעשות גם אם לא תמיד מתחשק לו….
זיכרו לחבוש את הכובע המתאים בזמן המתאים.
6. ניהול אנרגיה
לנהל את עצמנו זה לא רק לנהל את הזמן שלנו. זה קודם כל לנהל את האנרגיה שלנו. לדאוג באופן שוטף ומובנה (להכניס ליומן) פעילויות שממלאות אותנו באנרגיה ש"יזינו את האווזה שמטילה ביצי זהב". תשאלו את עצמכם מהם אותם דברים שממלאים אתכם אנרגיה ותכניסו אותם ליומן. שעות איכות עם הילדים, קריאה, ריקוד, ים, סרטים, זמן איכות עם בן הזוג, הרצאות וכל סוג של השראה .
זה דלק המטוסים שלנו שבלעדיו נישחק ולא נוכל להפיק מעצמנו את המיטב.
7. לאזן בין דין לחסד
כדי להיות מנהלים מצוינים של עצמנו אנחנו חייבים מצד אחד להיות עם עצמנו בדין – לדרוש מעצמנו לעמוד במשימות, לנהל את הזמן ולעשות כמיטב יכולתנו כדי להיות יעילים ופוריים אך מצד שני חשוב גם לאזן את הדין עם חסד.
אנחנו בני אדם ולא מכונות. יש לנו ימים שאין לנו אנרגיה, שאנחנו מוטרדים, דואגים או עייפים. חשוב שנבין שזה אנושי וטבעי שיש ימים כאלו ולקבל אותם בהבנה ועם חמלה עצמית.
לקחת בחשבון שכבני אדם יהיו מקרים שלא נעמוד במילה שלנו, שלא נעמוד בתכנון ושלא נהיה אפקטיביים.
האוטומט שלנו זה ביקורת עצמית נוקבת.
כדי שלא נישבר מ"הבוס הקשוח", חשוב לפתח את היכולת לחמול על עצמנו.
רוב האנשים מפחדים, שאם יחמלו על עצמם, כלומר יקבלו את זה שלא תמיד הם מצליחים להיות או לעשות את מה שהם היו רוצים זה יגרום להם לוותר לעצמם ויפגע בתוצאות שהם רגילים להפיק.
ההיפך הוא הנכון. אל תאמינו לי, פשוט תבדקו אותי.
לפעמים הדברים לא הולכים כפי שהיינו רוצים. זה מספיק מבאס גם כך, בלי שעוד נוסיף את "קול השוטר הרע" שנוזף בנו.
אם נגיד לעצמנו, שלא נורא, היום זה יום כזה, ניתן לעצמנו את הזכות לבחור לעשות משהו שעושה לנו יותר טוב או שקל לנו איתו יותר, נחזיר לעצמנו את האנרגיה ואת המשאבים הפנימיים להתמודד עם הקשה יותר ביום או בשעה אחרת.
בהצלחה,
שרית