הסיפור של השבוע מיועד לכל מי שמרגיש שהזמן "בורח" לו והוא לא מצליח לנהל את "תקציב הזמן" שלו כמו שצריך.
בניגוד לכסף, "תקציב הזמן" קבוע ושווה לכולם – לכל אחד ניתנות רק 24 שעות ביממה, 168 שעות בשבוע .
איציק, שהעיד על עצמו כמי שחזק בניהול הזמן שלו, מצא את עצמו מאז משבר הקורונה מתקשה לשלוט על הזמן שלו.
איציק הוא מנהל של מחלקת דיגיטל בחברת הייטק ויש לו צוות של 6 עובדים תחתיו.
מאז חודש מרץ הוא עובד לסירוגין מהבית ומהמשרד והדבר מאד מקשה עליו.
למרות שהוא מתעדכן בכל מאמר הקשור לניהול זמן, מכיר כלים ושיטות,
העבודה מהבית מאד קשה לו – התנאים לא אידיאליים ויש לו הרבה הסחות דעת.
העובדה שלא פוגשים את כל אנשי הצוות "לשיחות במסדרון" דורשת ממנו לנהל יותר "פגישות טלפוניות" וזה משגע אותו.
"אני מרגיש שדורסים לי את הזמן", הוא אומר. "אין לי חיים מחוץ לעבודה, ובלילה כשאני כבר עייף אני עוד צריך לשבת לענות על מילים.
אבל מה שהכי מבאס – שהייתי ממש טוב בזה! הייתי אלוף בניהול זמן ואני לא מבין מה קרה לי"
איציק אינו היחיד. השילוב של עבודה מהבית שיבשה להרבה מאד אנשים את השגרה ואת ההרגלים,
כולל הרגלים שהם עבדו כדי לסגל לעצמם ושאיזנו אותם.
"מה מבחינתך תהיה תוצאה טובה?" שאלתי
"אם יהיה לי איזון בין הימים.
שאדע שיש זמן ומקום לכל המשימות שלי ושום דבר לא נופל בין הכיסאות.
וגם שתהיה הפרדה בין הבית לעבודה", הוא ענה.
"מה תקציב הזמן שלך בשבוע לעבודה?" שאלתי
"45 שעות".
חילקנו את התקציב השבועי הזה לגורמים, ופינינו לכל פעילות הכרחית מקום ביומן.
אתם מוזמנים לעקוב אחרי התהליך שעשיתי עם איציק ולאמץ את העקרונות לפי הצרכים שלכם.
שלב א: תקצוב
חילקנו את תחומי הפעילות שלו (בעבודה) לקטגוריות ותקצבנו אותן בשעות שבועיות כפי שאיציק העריך שנכון לו:
זמן פגישות עם לקוחות – 4 שעות.
זמן מיילים –7 בשבוע – כשעה וחצי ביום
זמן תפעול- 6 שעות
זמן פיתוח עסקי , קידום מטרות 5 שעות
זמן ניהול – עבודה עם הצוות באופן אישי. 5 שעות
זמן פגישות צוות – 2-3 פגישות בשבוע. 3 שעות
פגישות פנימיות על לקוחות – 7 שעות
זמן השראה והעשרה- 2 שעות
זמן ארוחות צהריים – 2.5 שעות
זמן בלת"מים – 2.5
זמן לניהול זמן –שעה.
הכנסנו את כל הקטגוריות ליומן, לשבוע הקרוב.
ראינו שתוך כדי שיבוץ משבצות הזמן נדרש לקבל החלטות, מה לפני מה, מתי מתאים למה, איפה הסיכוי הגדול יותר שאיציק יוכל לעמוד במשימה, על מה צריך לוותר, איפה יכולות לצוץ בעיות ועוד.
נתנו מענה לכל דבר ולא הנחנו "שיהיה בסדר". להיפך, יצאנו מנקודת הנחה שתהיינה בעיות ואם נתכונן אליהן, יש סיכוי שנצליח למנוע את חלקן.
שמנו לב שהכל נכנס ליומן ממש בדחק,
אין כמעט רזרבות לבלת"מים.
המשמעות של זה היא , שאיציק יהיה חייב להיות כמה שיותר מחויב לתקציב שקבע, כדי לתת מקום לכל הקטגוריות.
כשרואים את הדברים מול העיניים, שחור על גבי לבן, קשה אחרי זה לספר לעצמנו ש"נסתדר".
שלב ב. קבענו את כללי המשחק.
כלל 1:
להקפיד על שעה שבועית לתכנון הזמן. בזמן הזה עושים את ההתאמות לשלד שיצרנו ומשבצים את מה שלא משובץ באופן קבוע.
כלל 2:
ללמוד להיות קמצן עם הזמן שלו.
לדעת להגיד "לא" לחלק מהפגישות ו/או להגביל את זמן הפגישות.
כלל 3:
לשבץ את הדברים הקבועים במשבצות זמן קבועות בשבוע.
למשל זמן מילים, זמן לפגישות צוות וכד'
כלל 4:
את כל הפגישות עם עצמו לרכז בשעות הבוקר
כלל 5:
לשבץ מראש זמנים לפגישות מהסוגים השונים, לפי התקציב, ולתת אופציות בחירה לצד השני לשבץ את עצמו בתוך האופציות (במקום להתאים את עצמו לזמנים שנוחים להם)
כלל 6:
להרגיל את הצוות שלו לזמנים קבועים ולרכז את השיחות לזמן הפגישה (זה חלק מלהיות קמצן עם הזמן)
כאשר סיימנו לקבוע את הכללים, שאלתי את איציק "ומה האתגרים שלך? מה בינך לבין לעמוד בתכנון?"
לדעתו, הקושי שלו יהיה לעמוד במילה שלו – להיות בסטייט אוף מיינד של "פועל", שצריך לעשות מה שכתוב ביומן, ולא להישאב למה שלא מתוכנן .
שלב ג. טיפול בדחיינות
ביקשתי מאיציק להתבונן על התכנון השבועי והחודשי, ולבדוק אם יש דברים קבועים שהוא נמנע מהם ודוחה אותם שוב ושוב.
הרי כולנו יודעים שגזלן האנרגיה מספר 1 הן המשימות שלא בא לנו עליהן, ואנחנו עושים הכל כדי לדחות אותן.
עברנו על המשימות שהוא נוטה לדחות, וחשבנו איך אפשר להימנע מלדחות אותן
משימה 1 שאיציק רגיל לדחות – לעדכן שעות במערכת
"ממה אתה נמנע?", שאלתי
"אני מרגיש שזה בזבוז זמן. זה טכני. זה סיזיפי. זה הכי "פועל" שיש.
"ומה יקרה אם לא תעדכן שעות במערכת?", התעניינתי
"אז אני לא אקבל משכורת. או שהבוס יכעס עלי שהוא צריך לרדוף אחרי."
משימה 2 שאיציק נוהג לדחות קשורה למשימות התפעול – עדכון הלקוחות במערכת
"ממה אתה נמנע?"
"זו עבודה טכנית, משעממת. המערכת לא ידידותית. זה פשוט לא כיף"
"מה יהיה המחיר אם לא תעשה את המשימה הזו?"
"אז פשוט לא נוכל לעבוד על הלקוח", הוא השיב.
אלו הן שתי משימות שאיציק תמיד עושה אותן ברגע האחרון ובלחץ.
המלצתי לו, שאלו יהיו שני הדברים הראשונים שהוא יעשה בבוקר.
איציק הסכים אתי, שהכי כיף להיפטר מהדברים שאנחנו שונאים לעשות,
כי זה נותן בוסט של אנרגיה ויאפשר לנו להוריד אותם מהראש.
יש משימות שאנחנו אמנם לא אוהבים לעשות, אבל אנחנו כן אוהבים את התוצאות שלהן.
חשוב להזכיר לעצמנו איך נרגיש אחרי שנבצע אותן.
כשסיימנו את שלושת השלבים, שאלתי אותו:
"מה ייחשב מבחינתך לנצח במשחק?"
"אם אני אצליח להפוך את זה להרגל"
הזכרתי לאיציק שהוא בן אדם שיטתי שבדרך כלל מיישם, אבל שצריך גם לקבל את זה שיש עליות וירידות.
שלפעמים יוצאים מאיזון ושיש לו את הכלים להחזיר את עצמו לאיזון.
בנוסף, כל הזמן צריך לעשות בקרה – לבדוק מה עובד ומה לא עובד, ולשנות בהתאם.
זה לא הכל או לא כלום. גם אם זה יעבוד ב 80% זה יהיה יותר טוב מהיום.
סיימנו את הפגישה, איציק היה נרגש להתחיל וליישם.
*
כמה ימים אחרי, הוא שלח לי צילום של היומן הצבעוני שלו (לכל קטגוריה הוא בחר צבע) וכתב:
רציתי להשוויץ ולשתף איתך את הלו"ז שלי לשבוע. כרגע זה נראה שזה עובד ואני מצליח לנהל את הזמן שלי. הכנסתי גם שיטת תיוק נוספת לאימייל שמקלה עלי ומצמצת את הזמן שאני מקדיש לאימיילים (למרות שעדיין אני מציץ בתיבה במהלך היום ?).
