סיגלית היא לקוחה ותיקה שהייתה אצלי בתהליך אימון לראשונה לפני שמונה שנים.
כבר אז היה ברור לנו שאחד האתגרים הגדולים שסיגלית מתמודדת איתם הוא ניהול הזמן,
או כמו שאני מעדיפה לקרוא לזה – ניהול עצמה בתוך הזמן. (כי את הזמן הרי אף אחד לא מנהל).
לסיגלית הייתה בזמנו התנגדות פנימית לעבודה עם יומן,
כי היא הרגישה שהוא לוקח ממנה את החופש ופוגע בגמישות שכל-כך חשובה לה.
למרות זאת היה ברור לה שכדי להצליח ולא לפספס פגישות עם לקוחות,
היא חייבת לסגל את ההרגל הזה והיא הסכימה לעשות שינוי בזכות זה ששינינו את ההקשר.
סיגלית הצליחה לראות איך היומן דיגיטלי דווקא מאפשר לה את הגמישות.
במקום לראות ביומן תבנית מגבילה,
היא התחילה לראות בו כלי שעוזר לה לעצב את חייה בצורה גמישה והסתגלה בהצלחה לעבודה עם יומן גוגל.
מאז עברו שנים, בינתיים היא הקימה משפחה וגם עסק חדש וכיום השעות שיש ברשותה לניהול העסק מוגבלות הרבה יותר. היא הבינה שהיא נדרשת לעוד כלים לניהול זמן/לניהול עצמי כי האתגר עכשיו גדול יותר.
הדבר הראשון שעשינו היה לבדוק את המציאות. היינו צריכות להבין כמה שעות עבודה באמת יש לה במשך היום, כשמורידים זמן קפה, זמן ארוחת צהרים, זמן 'סידורים' שהיא לא יכולה לעשות בשעות אחרות.
כבר בשלב הזה סיגלית הופתעה שמדובר בפחות זמן ממה שהיא תיארה לעצמה.
בשלב השני עברנו לבדוק מה היא הייתה רוצה להכניס ללו"ז השבועי שלה באופן קבוע,
וכמה זמן, בהערכה ריאלית (ולא אופטימית) כל משימה לוקחת.
דאגנו להוסיף לכל הערכה עוד קצת זמן, כי אנחנו בדרך כלל לא עוברים ברצף ממשימה למשימה.
צריך איזה מרווח זמן להתארגנות לקראת המשימה הבאה, לפיפי, לקום למזוג כוס מים וכדומה.
כשפרשנו את המשימות, גילינו שהיא מתכננת בכל שבוע הרבה מאד משימות לשיווק העסק, משימות שהיא מאד אוהבת.
סיגלית היא אשת שיווק ומומחית לכתיבת תוכן. היא נהנית מאד מהכתיבה ומהפעילות השיווקית, ויש לה המון רעיונות לעוד המון דברים שהיא רוצה לעשות. מה שמשאיר לה פחות מדי זמן ללקוחות חדשים.
כשהצבעתי על הבעיה, היא אמרה לי "נכון, זה נראה שאני מקדישה עכשיו הרבה זמן לשיווק, אבל זה כי אין לי עדיין יומן מלא. אבל ברגע שיש לי חובה ללקוח, אני תמיד אתן לזה קדימות", ועל זה השבתי "אם את רוצה שייכנסו לך לקוחות, את צריכה להקצות להם מקום ביומן. ובזמן שכתוב לך ביומן 'לקוחות', גם אם אין לקוח, זה הזמן שלך לעבוד בלהשיג לקוחות. למשל, לעשות שיחות מכירה".
ועוד הוספתי, שאפילו מבחינה אנרגטית זה יעזור – ברגע שמשאירים זמן ביומן שמוקדש ללקוחות ומתייחסים אליו ככזה – יש מקום ללקוחות להופיע ולמלא את הזמן הזה.
בשלב השלישי בדקנו כמה לקוחות היא הייתה רוצה, וביחס לכמות הלקוחות שהיא הייתה רוצה,
הבנו שנכון יהיה שתחלק את היום לשניים – חלק יוקדש ללקוחות, וחלק יוקדש לכל מה שקשור ל'עבודה על העסק' (תכנון, שיווק, פיתוח עסקי, הנהלת חשבונות וכדומה).
בשלב הרביעי, אחרי שהתמונה הייתה ברורה והבנו כמה זמן יש לה לעבודה על העסק, סיגלית הייתה צריכה לבחור מה מבין הפעולות השיווקיות שהיא הייתה רוצה לעשות, היא באמת יכולה לעשות בזמן שיש לה באמת.
ההחלטה לא הייתה קלה, כי מבחינתה היא באמת הייתה רוצה לעשות הכל, ובא לה לעשות הכל. אבל בסופו של דבר נבחרו הפעולות האפקטיביות ביותר, שיש סיכוי גדול יותר שהיא תתמיד בהן (כי כמו שסיגלית טוענת בעצמה – כדי להצליח בשיווק עדיף לבחור משהו אחד ולהתמיד בו, ולא להתחיל משהו ולהפסיק).
ההתמקדות במשימות שניתן להשיג אותן, ושמקצים להן זמן ביומן, מגדילה את הסיכוי שהיא תצליח לממש את כל מה שהיא מתכננת בלי להתאכזב מעצמה, ובלי שתסיים את היום בהרגשה שהיא לא הספיקה חצי ממה שתכננה.
השלב האחרון היה להחליט על הפורמט שבו סיגלית תתכנן את השבוע ואת היום, ואחרי הרבה ניסוי וטעיה היא החליטה שדווקא הפעם, עבודה עם יומן פיזי יכולה להתאים לה. היא בחרה שעה בשבוע שתוקדש גם ל'תכנון שבועי' וגם לבקרה על השבוע שחלף.
_______________________________________________________________________________________
הנושא של ניהול זמן הוא אתגר מאד שכיח.
אני נוהגת לומר שזה התחום היחיד שכולנו קיבלנו מבורא עולם 24 שעות ביממה באופן שווה.
הרבה מאד אנשים מתכננים וכשהדברים לא הולכים לפי התכנון הם מרימים ידיים ומעדיפים לא לתכנן כדי לא להתאכזב.
יש אמנם המון כלים ומיומנויות שניתן לרכוש בהקשר של ניהול זמן, אך חשוב לזכור שניהול עצמי הוא תהליך אינסופי, ממש מלאכת חיים, שכולל הרבה ניסוי וטעיה, וכל אחד נדרש לבחור וליצור את ההרגלים שיעבדו עבורו.
ועוד נקודה חשובה. לא מספיק רק לתכנן. החלק של הבקרה הוא חלק בלתי נפרד מהחלק של התכנון, כי ללא בקרה לא נוכל לדעת מה עובד לנו ומה צריך לשנות.
כיום, אחרי תקופה ארוכה של ניסוי וטעיה סיגלית עדכנה אותי שה 'שיטה' הזו סוף סוף עובדת לה. היא מרגישה שהיא בשליטה על הזמן שלה והיא מסיימת את היום מרוצה מכך שעמדה רוב הזמן בתכנון.
יחד עם זאת, גם עכשיו, גם כשזה 'עובד', חייבים להמשיך עם אותה בקרה.
בכל פעם שאנחנו מגלות שמשהו לא עובד כפי שצפינו, אנחנו מנסות להבין מה נדרש לשנות ומוצאות פתרון.