כיצד ליצור שליטה מיידית על הזמן שלך

הוא מנהל דרג ביניים באחת מהרשויות המקומיות .

הוא הגיע לאימון כי נמאס לו מהעומס. מהבלגן. מחוסר הסדר.

הוא מרגיש שהוא משחק במשחק של רדופים ונרדפים.

שהוא הנרדף.

כל היום מחפשים אותו בכל דרך אפשרית והוא עסוק ב להחזיר טלפונים, מיילים, ואטסאפים

ולא מגיע לטפל במה שבאמת חשוב לו לקדם.

"אני מבטיח לך שאחרי השיחה שלנו אני אסתכל בטלפון ויחכו לי 15 וואטסאפים ו 3 שיחות שלא נענו וזה אחרי  10 דקות….",
אמר לי בסוף שיחתנו.

הוא הכתובת של כולם.

נמאס לו שאנשים פונים אליו ואפילו לא חושבים להסתדר לבד או לפנות למישהו אחר.

הוא מבין שמשהו בו יוצר את זה והוא רוצה להבין מה זה הדבר הזה, וכמובן לשנות את זה.

הוא רוצה להרגיש שהוא מנהל את הזמן שלו ולא נמצא כל היום בתגובה לאחרים.

זה נראה לו רחוק ודורש המון עבודה אבל הוא מבין שאין לו ברירה.

 

בפגישתנו הראשונה שאלתי אותו "נגיד שנפתור את בעיית הזמן שלך, מה זה יאפשר לך?

עשינו רשימה של מטרות.

הבנו מה חשוב לו לקדם, שכיום מתפספס.

הוא שכנע אותי שהמטרות שלו מאד חשובות לו ושהוא ממש רוצה לעשות שינוי.

 

בסוף השיחה הראשונה הוא הראה לי כמה טלפונים היו לו בזמן הפגישה שלנו…

שאלתי אותו, ומה אתה עושה עם זה?

"חוזר אליהם… עד שאני מספיק לחזור אליהם כבר מחכות לי עוד מלא שיחות….וככה זה כל היום".

בד"כ אני גם שולח אסמס כשאני לא יכול לענות של הודעה קבועה שאומרת "אחזור אליך",

אבל בגלל שלא היה לי נעים ממך, לא נגעתי בטלפון בזמן הפגישה שלנו ".

אמרתי לו שאני מאד מעריכה את זה.

 

ממש על רגל אחת, כששנינו כבר עומדים ובדרך להיפרד הצעתי לו לשנות את ההודעה האוטומטית ל:

"אני מאד עסוק, האם זה דחוף?"

הוא נורא התלהב ועל המקום הוסיף את ההודעה להודעות הקבועות וקבענו לשבוע הבא.

למחרת הוא שלח לי וואטסאפ ואמר שהשינוי הקטן הזה כבר עשה שינוי גדול ומלא אנשים החזירו לו תשובה: "לא תודה, אני אסתדר" או פשוט לא ענו וכנראה שהסתדרו.

הוקרתי אותו כמובן ושמחתי בשבילו שהצלחנו בשינוי קטנצ'יק כבר לעשות הבדל כלשהו.

 

יום לפני פגישתנו השניה הוא שלח לי הודעה שהוא מאד מתנצל אבל הוא לא יוכל להגיע למחרת וביקש להזיז ליום אחר.
קבענו ליום אחר.

הסיפור הזה חזר על עצמו 3 פעמים.
בפעם השלישית זה כבר היה השיא, כי זה קרה שעה לפני פגישתנו.

ממש מתנצל, בלת"ם…..לא יכול להגיע.

 

הצעתי שנדבר ביום שישי בבוקר שיחה קצרה בטלפון (יום שהערכתי שהוא לא בעבודה) והוא ענה שבשמחה.

אמרתי לו שאני מבינה שהסיבה שבגינה הגיע אלי לאימון היא בדיוק הסיבה שלא מאפשרת לו להגיע לפגישות ושהוא בלופ.

שאלתי אותו אם זה קורה לו עם עוד אנשים, שהוא מבטיח הבטחות מתוך רצון כן לעמוד במילה שלו, ולא מצליח לקיים?

התשובה הצפויה הגיעה מיד, שבוודאי שזה קורה לו. כל הזמן…

ונכון שכשאתה קובע איתם אתה אומר לעצמך "נסתדר….מקסימום נבטל/נזיז?"

כמובן…

הוא מבחינתו, לפחות מנסה לעמוד במילה שלו.

אמרתי לו שיש לנו כמובן על מה להתאמן אבל בשביל זה צריך להיפגש ושאלתי: "מה אתה מציע שנעשה? "

שאלתי אם יש זמן מסוים שהוא יכול להיות בטוח ברמה גבוהה יחסית של וודאות שהוא יוכל לעמוד בו.

וביקשתי שיסתכל טוב טוב ביומן ויחשוב טוב טוב לפני שהוא קובע.

הזכרתי לו שבהסכם שלי עם הלקוחות יש אפשרות לבטל רק פעמיים כשאני סופגת את ההפסד הכספי ומהפעם השלישית זה עליו ועוד לא התחלנו את התהליך….

קבענו ליום שני בשעה 16:00.

ביום ראשון בערב הבוס שלו הודיע לו שהעבירו אליו, ממנהל פרויקטים אחר, פרויקט גדול לניהול ושמחר בשעה 16:30 יושבים כל הסגל של הפרויקט לפגישת התנעה.

הוא אמר לבוס שהוא לא יכול להגיע.

בלי להתנצל ובלי להסביר למה.

ביקש שיתאמו זמן אחר לפגישה.

מדובר בפגישה שתואמה מראש עם 20 משתתפים.

כשהגיע ביום שני בשעה 16:00 לפגישה וסיפר לי את הסיפור

שאלתי בסקרנות ובפליאה, "איך זה שאתה כאן?"

"הזיזו את הפגישה", ענה בחיוך גדול.

שתי פקידות ישבו שעתיים על הטלפון והזיזו את כולם לפי הזמן שהוא קבע שמתאים לו.

הוא הרגיש קצת לא נוח מההנחתה על הפקידות אבל חוץ מזה היתה לו תחושה מאד טובה.

"הרגשתי ממש שמחה בגוף".

 

קוראים לזה פריצת דרך!

 

מה בעצם היה לנו כאן? ולמה אני משתפת אתכם בסיפור הזה?

כולנו נמצאים על הציר שבין זמינות מוחלטת לכולם לבין חוסר פניות שבדרך כלל הולך עם ניהול זמן קפדני וקשוח.

אני זוכרת שפעם אחת הבנות שלי ביקשה לקבוע איתי זמן ביומן ללמוד איתה למבחן.

ברגע הראשון נחרדתי. מה כזו אמא לא זמינה אני שהבת שלי צריכה לקבוע איתי ביומן?!

אבל במחשבה שניה חשבתי שזה לא כזה גרוע…שהיא מבינה שאני עסוקה והיא מבינה שהסיכוי שלה שאעזור לה יגדל אם נתאם

ושזה מספיק חשוב לי שארשום את זה ביומן כמו פגישה.

השאלה שכל אחד מאיתנו חייב לשאול את עצמו:

מי אני שכך מתייחסים לזמן שלי?

מה בנו מאפשר לאחרים לתפוס אותנו כזמינים וככאלו שתמיד אפשר לפנות אלינו או להיפך,

כעסוקים/חשובים שמכבדים את הזמן שלנו? (או במקום אחר ברצף)

ולבחון אם אנחנו אוהבים את התשובה שעלתה.

בד"כ מצב של עומס הוא תוצאה של ערך עצמי נמוך.

כשהיומן שלו מלא ושכל היום זקוקים לו, הוא הרגיש משמעותי ובעל ערך.

עד שיום אחד זה כבר הפך להיות בלתי נסבל והוא החליט לעשות שינוי.

יום אחד הוא הרגיש, בתת מודע כמובן, שהדפוס הזה כבר לא משרת אותו ושהערך העצמי שלו לא תלוי ברמת העומס שלו.

 תחושת הערך העצמי שלנו עולה כשאנחנו שמים גבולות (ולא רק בענייני זמן).

פתאום אנחנו מגלים, שלא רק שלא מפסיקים לאהוב אותנו, אלא אפילו מעריכים אותנו יותר.

ולא פחות מזה, שאנחנו אוהבים ומעריכים את עצמנו יותר.

באהבה,

שרית